En GRIFFITH FOODS S.A.S. (en adelante, “GRIFFITH FOODS”), entendemos la importancia de tu información personal y asumimos con responsabilidad su protección. Por ello, y en cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales —en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen— adoptamos la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”). 

A través de esta Política, GRIFFITH FOODS define de manera clara los lineamientos corporativos generales para el tratamiento de los datos personales, los derechos que te asisten como titular de la información, el área responsable de atender tus consultas y reclamos, así como los procedimientos para conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de tus datos. 

En cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, GRIFFITH FOODS recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales únicamente cuando cuenta con tu autorización previa, expresa e informada, o cuando el tratamiento se realiza en virtud de contratos de transmisión o transferencia de datos personales. Para ello, implementamos políticas y procedimientos claros que buscan garantizar en todo momento la confidencialidad, seguridad y privacidad de la información personal que tratamos. 

Los datos personales que reposan en las bases de datos de GRIFFITH FOODS provienen de la información que recolectamos en el desarrollo de nuestras relaciones comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra naturaleza, con usuarios, clientes, aliados, proveedores, contratistas, empleados y/o el público en general, siempre en cumplimiento de nuestro objeto social. 

Al momento de la recolección de tus datos personales, GRIFFITH FOODS solicitará tu autorización de forma previa, expresa e informada, indicándote de manera clara: 

Los datos personales recolectados por GRIFFITH FOODS serán almacenados en medios físicos o digitales, propios o administrados por terceros especializados, y estarán protegidos mediante medidas técnicas, humanas y administrativas razonables que buscan salvaguardar su seguridad, confidencialidad e integridad. 

Los datos personales de los titulares son recolectados y tratados por GRIFFITH FOODS en desarrollo de su objeto social y únicamente para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas, entre las cuales se incluyen las siguientes: 

Finalidades corporativas y legales 

GRIFFITH FOODS podrá tratar los datos personales con el fin de: 

Finalidades laborales 

GRIFFITH FOODS podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades relacionadas con la gestión del talento humano y el cumplimiento de sus obligaciones laborales y legales: 

Finalidades comerciales y publicitarias 

GRIFFITH FOODS podrá tratar los datos personales para el desarrollo de actividades comerciales, publicitarias y de relacionamiento con sus clientes y grupos de interés, con las siguientes finalidades: 

a) Desarrollar eventos, campañas, programas de incentivos y actividades promocionales o comerciales, de manera directa o en alianza con terceros, con el fin de promocionar los productos y servicios de GRIFFITH FOODS y fortalecer el relacionamiento con clientes y grupos de interés. 

b) Mantener una comunicación permanente con los titulares de los datos personales sobre las actividades, programas y eventos realizados o próximos a realizarse por GRIFFITH FOODS. 

c) Diseñar y ejecutar campañas de publicidad y mercadeo, así como ofrecer productos y servicios propios de la compañía. 

d) Comunicar ofertas, descuentos y promociones relacionadas con productos o servicios de GRIFFITH FOODS o de terceros aliados, cuando la ley lo permita. 

e) Gestionar y otorgar las garantías correspondientes sobre los productos y servicios adquiridos, de conformidad con la normativa aplicable. 

f) Tramitar solicitudes, quejas y reclamos relacionados con los productos o servicios ofrecidos por GRIFFITH FOODS. 

g) Contactar a los titulares de los datos por distintos medios para realizar encuestas de satisfacción, con el fin de evaluar y mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos. 

h) Realizar estudios de mercado, análisis de tendencias, acciones de inteligencia de negocios y analítica de datos que permitan identificar preferencias de consumo, hábitos y comportamientos de los titulares. La información obtenida será utilizada de manera agregada, convergente, clusterizada y anonimizada, evitando la identificación individual de las personas. 

i) Desarrollar e implementar programas de fidelización y acciones orientadas a la mejora continua de los productos y servicios ofrecidos a los clientes. 

j) Atender las solicitudes relacionadas con ventas, estado de órdenes de compra y servicio al cliente, garantizando una comunicación clara y oportuna. 

K) Gestionar y mantener comunicaciones con clientes, prospectos, distribuidores, terceros aliados e influenciadores a través de canales digitales como redes sociales, aplicaciones de mensajería, formularios web y plataformas de gestión comercial, con el fin de atender solicitudes, realizar acercamientos comerciales, enviar información institucional o promocional y gestionar el envío de muestras, obsequios o invitaciones, previa autorización cuando sea requerida conforme a la ley. 

GRIFFITH FOODS tratará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política y, en todo caso, por un período no inferior a la vigencia de la relación contractual, legal o comercial existente con el titular. 

Una vez cesen las finalidades o desaparezca la necesidad del tratamiento, los datos personales serán eliminados de las bases de datos de GRIFFITH FOODS o archivados bajo medidas de seguridad adecuadas, de manera que solo puedan ser divulgados cuando la ley así lo exija. 

Para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política, GRIFFITH FOODS podrá recolectar, almacenar y tratar, entre otros, los siguientes tipos de datos personales: Datos de identificación y contacto, datos de ubicación, fecha de nacimiento, género, imagen y estado civil, información académica y profesional, intereses personales y hobbies, actividad económica, antecedentes judiciales, datos biométricos, información médica y datos del grupo familiar, entre otros.  

Cuando GRIFFITH FOODS recolecte y trate datos personales de niños, niñas y adolescentes, garantizará en todo momento el respeto por su interés superior y sus derechos fundamentales, solicitando la autorización del representante legal correspondiente y asegurando, cuando aplique, el derecho del menor a ser escuchado, conforme a la ley. 

En el tratamiento de datos sensibles, GRIFFITH FOODS dará estricto cumplimiento a los principios y disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y a los derechos fundamentales asociados a este tipo de información. Ninguna actividad de la compañía estará condicionada a la entrega de datos sensibles por parte del titular, salvo cuando la ley lo exija. 

En determinados casos, GRIFFITH FOODS podrá recibir datos personales en calidad de encargado del tratamiento, cuando estos sean proporcionados por terceros con los cuales exista un vínculo contractual. En estos eventos, la compañía cumplirá estrictamente con los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. 

GRIFFITH FOODS podrá transmitir o transferir datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluyendo sus matrices, filiales y subsidiarias, cuando sea necesario para el desarrollo de cualquiera de las finalidades descritas en esta Política. 

En todos los casos, GRIFFITH FOODS adoptará las medidas legales, contractuales y tecnológicas necesarias para garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de las obligaciones previstas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. 

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos personales tienes los siguientes derechos, los cuales puedes ejercer en cualquier momento: 

GRIFFITH FOODS ha dispuesto procedimientos claros y accesibles para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales. Estos procedimientos podrán ser ejercidos: 

Las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales podrán ser presentados a través de los canales habilitados por GRIFFITH FOODS, al correo electrónico protecciondedatos@griffithfoods.com  

Para la adecuada atención de las consultas y reclamos, los titulares deberán incluir en su solicitud la siguiente información: 

El área encargada de recibir, gestionar y dar respuesta a las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales será el área de Cumplimiento de GRIFFITH FOODS. Esta área adelantará el procedimiento interno correspondiente con el fin de garantizar una respuesta clara, comprensible, eficiente y oportuna, en cumplimiento de la normativa vigente sobre protección de datos personales. 

 El área de Cumplimiento será la responsable de velar por el cumplimiento de la presente Política, así como de gestionar las consultas, quejas y reclamos que presenten los titulares de los datos personales. 

 En particular, el área de Cumplimiento tendrá a su cargo las siguientes funciones: 

El titular de los datos personales podrá presentar consultas a GRIFFITH FOODS con el fin de: 

Las consultas deberán ser presentadas indicando en el asunto del mensaje: “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. 

Las consultas serán atendidas por el área de Cumplimiento de GRIFFITH FOODS dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción. 

En caso de que la consulta se encuentre incompleta, GRIFFITH FOODS solicitará al titular que aporte la información o documentación faltante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación correspondiente. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el titular no ha dado respuesta, se entenderá que ha desistido de su consulta. 

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término inicial, el plazo de respuesta podrá ser prorrogado por cinco (5) días hábiles adicionales, situación que será informada oportunamente al titular por GRIFFITH FOODS. 

 El titular de los datos personales podrá presentar reclamos ante GRIFFITH FOODS con el fin de:  

Los reclamos serán atendidos por el área de Cumplimiento de GRIFFITH FOODS dentro de un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de su recepción. 

En caso de que el reclamo esté incompleto, GRIFFITH FOODS solicitará al titular que aporte la información o documentación faltante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación correspondiente. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el titular no ha dado respuesta, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro del término inicial, el plazo de respuesta podrá ser prorrogado por hasta ocho (8) días hábiles adicionales, situación que será informada oportunamente al titular. En caso de que GRIFFITH FOODS no sea competente para resolver el reclamo, este será trasladado a la autoridad o entidad competente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, informando dicha circunstancia al titular. 

Es importante aclarar que la solicitud de supresión de datos personales y la revocatoria de la autorización no procederán cuando exista un deber legal o contractual vigente que obligue a GRIFFITH FOODS a conservar la información. 

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, GRIFFITH FOODS tiene la obligación de registrar y reportar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos de su titularidad en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). 

La custodia y almacenamiento de las bases de datos, así como el cumplimiento de las obligaciones asociadas al RNBD, estarán a cargo del área de Cumplimiento, quien será responsable de realizar los reportes, actualizaciones y novedades dentro de los plazos establecidos por la normativa vigente. 

GRIFFITH FOODS, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, se identifica con la siguiente información, la cual se pone a disposición de los titulares para facilitar el ejercicio de sus derechos: